EP35 - Vállalkozás automatizálása
A WEBBpodcastet megtalálod Apple Podcaston, Spotifyon, Google Podcaston vagy direktben a Buzzsprout oldalán is.
Számtalan olyan terület és feladat van egy vállalkozásban, ami rendszerezhető, kiszervezhető vagy épp automatizálható. Ez utóbbi a mai epizódunk témája.
Érdemes végiggondolod, hogy a te feladataid közül vajon melyik az, ami folyton ismétlődő, kissé már terhes dolog, amit olyan jó lenne egy gombnyomással megoldani? Aztán felkutatni, hogy van-e rá szoftveres megoldás és számba venni, hogy vajon megéri-e egy kisebb havidíj fejében automatizálni a folyamatot vagy inkább maradni a manuális megoldásnál?
Hozunk 1-1 részletesebb példát az ügyfélkezeléshez, admin és marketing feladatokhoz is, hogy kicsit elindítsuk az ötletelést.
Az epizód jegyzetekben pedig részletes szoftver ajánlót hozunk, hogy megkönnyítsük a döntésed.
Fontos linkek:
Epizód jegyzetek:
A 20 epizódban, ami az egyik kedvencetek, beszéltünk róla, hogy kezdetekben rengeteg időt spórolhatsz vele, ha automatizálod a vállalkozásod bizonyos pontjait, ha olyan szoftverekbe fektetsz, olyan programokra költesz, amik ebben segíteni tudnak.
Nos, nem csak a vállalkozásod elején jöhetnek jól ezek az eszközök és módszerek, hanem igazából a vállalkozásod bármely szakaszában.
A WEBBmethod online programunkban egy egész hónap a rendszerezésről, automatizálásról, kiszervezésről szól. Egy előre meghatározott struktúra mentén döntjük el, hogy az adott ponton, a vállalkozásod mely területén milyen feladatokat kellene törölnöd, automatizálnod, rendszerezned vagy épp kiszervezned. Majd bevált stratégiával, tippekkel segítünk minden egyes részegységnél, hogy végül egy letisztult, könnyedén menedzselhető vállalkozásod legyen.
Ha érdekel a lehetőség, jelentkezz a szitarlaura.hu/webbmethod oldalon és nézd meg az ingyenes, haladó videónkat arról, hogy hogyan duplázhatod meg a bevételed és csökkentheted egyszerre felére a munkaidőd a mi módszerünk segítségével.
A múlt heti hírlevelünkben megosztottam jópár szoftvert, amit szívből ajánlok, mert nekünk is bevált, szívesen használtuk a vállalkozásunk adott szakaszában, vagy épp még mindig használjuk. Teszek majd be az epizód jegyzetekbe ezekről egy bővebb leírást is.
Viszont mindezt kiegészítve arra gondoltam, hogy ma, itt a podcastben megosztok veletek pár tippet, az automatizálással kapcsolatban, mert mi is épp a háttérfolyamataink javításán optimalizálásán dolgozunk.
Ahogy írtam is épp 8 különböző szoftvert próbálunk meg épp mindössze 2 komplex rendszerbe átmigrálni. Ez nem kis feladat és rengeteg kompromisszummal jár, de hiszek benne, hogy a végeredmény kifizetődő lesz.
Igazán elememben vagyok akkor, amikor különböző platformokat, szoftvereket próbálgatok és igyekszem megfejteni őket, kihozni belőlük a legtöbbet. Az elmúlt évek során sok nagy kedvencem lett és lassan ez okozza a vesztem is :)
“Nemrég új munkatársa lett a WEBB-nek és amikor elkezdtem átadni a feladatokat rájöttem, hogy teljesen szét vagyunk aprózódva. Minden egyes mozgatórugó, pici elem és funkció más-más felületen kapott helyet. Az arra speicalizálódott, legjobb platformon, de teljesen külön-külön.”
Így 2023 egyik fő céljának azt tűztem ki, hogy amennyire lehet: egyszerűsíteni fogjuk a vállalkozást és a minimumból hozzuk majd ki a legtöbbet.
Less is more - ahogy már sok helyen találkozhattál nálunk ezzel a felirattal.
Amúgy azt gondolom az év vége abszolút egy ilyen időszak: valószínűleg nálad is. Ilyenkor számot vet az ember átnézi az idei teljesítményét. Végigveszi, hogy mi működött mi nem? Melyik kampány volt sikeres és miért? A másik miért nem? Melyikek voltak a kedvenc projektjei, ügyfelei? Mi vett el rengeteg sok időt, pénzt? Mi érte meg a befektetett energiát és mi nem stb. És a levontak után pedig megpróbál kicsit alakítani a vállalkozásán, hogy jövőre még jobb legyen. Még könnyedebb és jövedelmezőbb.
Apropó, tudtad, hogy mindehhez az elemzéshez van egy letölthető, 13 oldalas munkafüzetünk + a csomagban egy bevétel tervező okos táblázatunk is, útmutató videóval? Ha kell egy kis segítség a számvetéshez és tervezéshez, ha szeretnéd megnézni, hogy milyen irányban kellene fejlesztened a vállalkozásod, hogy az valóban összhangban legyen a jelenlegi életeddel és a jövőbeni terveiddel, akkor töltsd le a vállalkozás audit csomagunkat!
És ha már év vége, ha jól gondolom te is átnézed nem csak a projekteket és az ajánlataidat, de a bevételeket, kiadásokat is és megnézed hol, min lehetne csökkenteni, optimalizálni.
És itt vissza is kanyarodunk az automatizáláshoz ígérem: hiszen biztosan vannak olyan pontjai a vállalkozásodnak, amikről úgy érzed rengeteg időt vesznek el. Amit legszívesebben kiszerveznél, csak lehet, hogy még nem tudod megengedni magadnak egy plusz munkatárs költségét. Ilyenkor érdemes lehet elgondolkozni rajta, hogy adott (rész)feladatokat nem végezhetne-e el helyetted valamely szoftver.
Csak pár példa, ami esetleg segít elindítani a gondolkozást, ötletelést, hogy miket automatizálhatsz a vállalkozásodban:
Ügyfélkezelés:
Időpontfoglalás - ügyfélfogadás - on boarding folyamata:
Tudom alapnak hangzik, de sokan mégsem élnek a lehetőséggel. Sokan oda-vissza levelezve egyeztetnek időpontot, gyakran több kört is váltva mire megvan a mindenki számára megfelelő lehetőség. Aztán újabb körben egyeztetik a részleteket, a fizetni valókat és megint újabb körben a találkozó módját: telefon / Zoom és küldik a linket. És ez után jön még csak a számla kiállítás, az utalás nyomonkövetése stb.
Gondold el ez összeadva mennyi időt vesz mindez igénybe. Pláne, ha egy hónapban mondjuk 4-5 ilyen kört is futsz az ügyfeleiddel. Simán el lehet szöszölni ezekkel a körökkel akár ügyfeleinként 1-1 órát is. Mennyivel egyszerűbb lenne egyszer beállítani, netán összekötni néhány platformot a háttérbe; megadni minden szükséges információt és hagyni, hogy minden flottul automatizáltan működjön.
Sok klassz időpontfoglaló alkalmazás van, de csak hogy egy példát mondjak, a Salonic-el úgy működik a folyamat, hogy az időpontfoglalód oldalán az ügyfeled pontos tájékoztatást kap arról, hogy melyik konzultációs csomag mit tartalmaz, mennyibe kerül stb. majd a nyitott időpontokat megtekintve választ egyet, ami neki is megfelel. Megadja az adatait és fizet. Például integrált SimplePay bankkártya elfogadóval. Ha a rendszert a háttérben összekötöd a Billingoval is, akkor automatikusan számlát is kap emailben a megrendelésről. Az időpont visszaigazoló emailben szintén automatikusan kiküldésre kerül a Zoom link is. Ha bármi esetleg közbejönne neki, a visszaigazoló emailben lévő linkre kattintva módosítani tudja az időpontját - választhat a még szabad lehetőségek közül. Ha pedig elérkezett az időpont, akkor a megadott linken találkoztok.
Akkor nézzük meg, hogy mindez neked mennyi munkaidődet vette igénybe? Egészen pontosan 0 órát. Ok, kb. 1 max 2 órát, amíg egyetlen egyszer a háttérben mindent beállítottál.
“Azt javaslom persze, hogy mindenképp számolgasd ki, hogy mennyi időt vesznek el nálad havonta ezek a folyamatok, ha manuálisan kezeled őket. Ezt szorozd meg az órabéreddel és nézd meg, hogy nem érné-e meg jobban egy hasonló rendszer beállítása.”
És még valami. Az idő pénz igen, de az ügyfélélmény megfizethetetlen :) Nem, viccelek. De csak gondold el, mennyivel kellemesebb az ügyfél számára is egy hasonló folyamat. Ami gyorsan, flottul, profin működik.
Nézzünk még egy példát:
2. Admin feladatok:
Számlázás:
Ha már a Billingóról is szó volt, tudtad, hogy a számlázórendszeredben ismétlődő számlákat is beállíthatsz. Ha például valamelyik ügyfeled részletekben fizetben, akkor elég az első számlánál felvinned az adatokat és beállítanod, hogy milyen időközönként és összesen még hányszor generálódjon és kerüljön kiküldésre automatikusan az adott számla az ügyfél részére. Ezzel a megoldással elkerülhetőek a csúszások és kiküszöbölheted a kétségeket is, amik esetleg a fejedben támdatak a projekt előtt vagy során, amik miatt olykor esetleg hezitálsz kiküldeni egy-egy számlát.
3. Marketing:
Kapcsolattartás:
Sokat beszéltünk már róla és még fogunk is, mert az email marketing a kutatások alapján kb. 40-szer eredményesebb, mint a közösségi média marketing, szóval ha még nem kezdted el a saját listád építését, akkor itt az ideje. (Mi minden tanfolyamunkban foglalkozunk az email marketinggel - mert szerintünk kihagyhatatlan - ezért igyekszünk támogatni a megfelelő rendszer kiépítésében.)
Szóval email marketing. Tudom sokan úgy vannak vele, hogy azért nem kezdenek el listát építeni, mert úgy gondolják, hogy onnantól kezdve heti szinten “még” hírlevelet is írniuk kellene. Egyrészt, ha te is így vagy ezzel, akkor hallgasd vissza a 21. Epizódot, ahol Halász Dóri Mailerlite szakértő hozott nekünk perfekt válaszokat és tippeket erre a problémára. Másrészt én azt mondom, hogy próbálj meg kicsit máshogy tekinteni az adott feladatra.
“Ha nem szeretnél hetente leveleket küldeni, kerüld meg a feladatot. Légy okosabb! ;) Gondolkozzunk visszafelé!”
Tegyük fel, hogy félévente kampányolsz, vagyis erőteljesebben promóciózod egy kiemelt ajánlatod, ami azt is jelenti, hogy ekkor legkésőbb mindenképpen küldenél emailt a listádnak, hiszen, azért gyűjtöd a címeket, az érdeklődőket, hogy később legyen kinek kiküldened az ajánlataidat, legyen kinek értékesítened. Vagyis onnantól kezdve, hogy valaki feliratkozik a listádra, legkésőbb fél éven belül, 26 héten belül, kapni fog tőled levelet.
Oké.
Nos ha már ezzel a számmal dolgozunk is, sincsenek megugorhatatlan feladatok előttünk, de vegyük most még kisebbre, mert ki mondta, hogy hetente kell emailt küldened a listádnak?
“Nem létezik ilyen, minden áron betartandó szabály. És egyébként is, ha csak 2 hetente küldesz levelet is többet tettél már, mint a semmi. Hiszen ezeknek az emaileknek a célja a kapcsolattartás és az edukálás a témáddal kapcsolatban. Az érdeklődő felkészítése a vásárlásra :) “
Szóval, ha kéthetente küldenél levelet, akkor összesen 13 emailre lesz szükséged. Amiket akár 1-2 napot rászánva, előre is megírhatsz. És ne arra gondolj, hogy jó ég, de ez még így is sok, miről fogok írni. Inkább tedd fel magadnak a kérdést, hogy mit tudnál újrahasznosítani a régi tartalmaidból.
Biztos vagyok benne, hogy van legalább 13 db insta vagy facebook netán blog posztod, vagy hasonló tartalmad. Nézd meg melyek voltak a legnépszerűbbek és gondold végig, hogy az ideális ügyfelednek vajon mit kellene tudnia ahhoz, hogy éljen az ajánlatoddal? Milyen információkra lenne szüksége ahhoz, hogy egy könnyű igen legyen számára a vásárlás, amikor eljön az ideje.
Használj Mailerliteot, Convertkitet vagy a Kajabi beépített email marketing rendszerét vagy egyéb alternatívát, mindegyikben be tudod állítani, hogy a feliratkozás után, bizonyos időközönként (pl. 2 hetente) kiküldésre kerüljenek ezek a levelek. Vagyis ismét, ha egyszer rászánsz egy kis időt, beállítod és számtalan sok érdeklődőddel mondjuk fél évig úgy tarthatod a kapcsolatot, hogy 0 idődbe kerül.
Persze az emailekben motiválhatod őket a válaszadásra, kérdezésre, de a lényeg az, hogy a fejükben maradsz és szinte észrevétlenül segíted őket a témáddal kapcsolatban.
Csak egy kiegészítő gondolat, az évi 2 kampány szuper, de van egy ennél sokkal jobb módszerünk az örökzölden (automatikusan) értékesítés, ami napi szinten hozhat úgy új vásárlókat, hogy nem kell folyamatosan kampányolnod. Ha kíváncsi vagy ennek a felépítésére, működésére hallgasd meg a 30 epizódot, vagy csatlakozz hozzánk a WEBBmethod programban, ahol lépésről lépésre segítünk összeállítani a rendszert.
Remélem sikerült adnom néhány ötletet az automatizálással kapcsolatban. Ezek csak tényleg alap gondolatok, számtalan olyan terület és feladat van még egy vállalkozásban, ami automatizálható. Érdemes tehát végiggondolod, hogy a te feladataid közül vajon melyik az, ami folyton ismétlődő, kissé már terhes dolog, amit olyan jó lenne egy gombnyomással megoldani.
Ha felmerül benned kapcsolódó kérdés vagy további ötletekre, segítségre lenne szükséged, keress, írj nyugodtan! Szívesen válaszolok
Ajánlott szoftver lista:
⬛️ SALONIC: Időpont foglaló és fizettető rendszer, amiről az epizódban is meséltünk - 30 napig ingyenesen tesztelheted
💰 SHOPIFY: webshop készítéshez, fizikai és online termékek értékesítéséhez. (De akár szolgáltatások vagy tanfolyamok értékesítéséhez is) - most 3 hónapig $1-ért próbálhatod ki
⬛️ SQUARESPACE: honlapkészítéshez, időpontfoglaláshoz, megrendelő űrlapokhoz - a 14 napos próbaidőt itt éred el
⬛️ ZAPIER: Adatközvetítő szoftver: két platform közötti kommunikációt segíti. Használatával össze tudsz kötni több szoftvert is. Például, ha a Squarespace honlapodon készült űralpot kitölti egy érdeklődő, akkor az általa megadot adatokról nem csak email értesítést kapsz, de a Clickup projektmenedzsment eszközödben új feladatként be is integrálódnak. - Tudj meg róla többet itt
💰 TEACHABLE: online oktatási rendszered elkészítéséhez, coaching és online termékek értékesítéséhez - ide kattintva akár ingyenes csomaggal is indulhatsz
⬛️ KAJABI: online oktatási és marketing rendszer haladó vállalkozók számára. Online termékeket, tanfolyamokat, konzultációt, előfizetéses rendszereket, privát podcast csatornát vagy akár privát közösségi felület hozzáférést is értékesíthetsz a segítségével. Integrált, haladó szintű email marketing megoldással és ezáltal űrlap készítővel is rendelkezik.- ide kattintva 30 napig ingyen kipróbálhatod
💰 BILLINGO: online számlázó program - 2 hónap előfizetés ingyen, ezt a linket használva
⬛️ CLICKUP: haladó projektmenedzsment eszköz. Akár feladat pontok, paraméterek, státuszok automatizálásával, számtalan nézettel (lista, board, naptár stb.) beépített jegyzetelési, képernyő felvétel és chat funkcióval - amellyel akár ingyen is elindulhatsz
⬛️ ASANA: egyszerűbb projektmenedzsment eszköz. Mindent tud, ami egy induló vállalkozás menedzseléséhez kell - ingyenesen is használhatod
⬛️ DEADLINEFUNNEL: a mindentudó visszaszámláló, örökzöld értékesítési rendszerek építéséhez (egyelőre nem ismerünk hozzá fogható vetélytársat ;) - 14 napig ingyenesen tudod kipróbálni
💰 BUZZSPROUT: kedvenc podcast hosting platformunk - ezen a linken keresztül regisztrálva $20 creditet kaphatsz
⬛️ LOOM: képernyő rögzítő, videó készítő szoftver. Nagyban megkönnyíti a kommunikációt és a magyarázatokat mind az ügyfél mind a saját munkatársak irányába. - max. 5 perces, 100 db videó elkészítéséig ingyen is használhatod
(A fenti linkek egy része affiliate link, vagyis ha ezekre kattintva regisztrálsz az adott szoftverekre, akkor jutalékban részesülhetek. Köszönöm, ha ez úton is segíted a munkánkat és támogatod a hasonló ingyenes tartalmak elkészítését!)
